Как системно организовывать мелкие задачи в органайзере

В рамках нашего курса по планированию и самоорганизации мы отвечаем на вопросы пользователей Хаос-контроля о том, как оптимальнее всего организовывать свои активности.

Один из наиболее часто возникающих вопросов хорошо сформулировала наш пользователь Ярослава:

У меня много мелких точечных задач в течение дня, и не удаётся их в большие группы-системы объединять. Как правильно планировать работу по ним? У меня буквально бывает по 15-20 задач в течение дня. Вот несколько примеров таких задач:

• Заполнить файл csv для магазина #1
• Написать парсер для сайта
• Почитать кейсы по трафику через источник
• Написать пару команд для теста через shell консоль

Отвечаем.

Суть проблематики в этом случае в том, что если заводить каждую из мелких задач в Плане Дня, то список дел на день становится очень перегруженным. Это ведет к тому, что к концу дня часть задач выполняется, часть не выполняется и переносится на следующий день в виде просроченных. Они накапливаются каждый день, и План Дня постепенно превращается в кровавое месиво из нереализованных планов:

Такой список дел на день сильно демотивирует и вызывает разочарование в планировании в целом. Чтобы этого избежать, мы предлагаем не добавлять все задачи в План Дня, а использовать контексты и повторяющиеся задачи для их объединения в отдельные списки.

В списке дел Ярославы есть две категории задач:

• Разовые дела: написать парсер для сайта и заполнить файл CSV
• Регулярные дела: почитать кейсы, написать команды

Давайте попробуем создать контекст для разовых дел, объединенных единой сферой деятельности. Похоже, что написание парсера и заполнение файла CSV относятся к категории дел, которую можно было бы назвать «Развитие сайта». Создаем соответствующий контекст и добавляем в него эти задачи:

Как видите, мы просто записали эти задачи сплошным списком, не добавляя к ним даты окончания, даже если рассчитываем выполнить их, скажем, завтра. Вопрос: как теперь, открыв органайзер на следующий день, увидеть их в Плане Дня?

Для этого следует создать задачу «Провести сессию работы над развитием сайта» и назначить ей контекст «Развитие сайта». Тогда при открытии Плана Дня на следующий день мы увидим эту одиночную задачу в расписании:

Как видите, сама по себе эта задача вроде бы и не особенно информативна, но при двойном клике по названию контекста, который к ней добавлен открывается соответствующий список, который мы создали ранее:

Таким образом, мы заменили несколько задач одной, не перегружая План Дня, иначе в нем было бы 6 задач. Если подобных активностей на день запланировано несколько, то это позволяет сохранить План Дня чистым и аккуратным. Обратите внимание, что в мобильных версиях Хаос-контроля переход из задачи в ее контекст осуществляется при клике по названию контекста в диалоге просмотра задачи, который открывается при нажатии на нее в Плане Дня.

Что касается регулярных задач вроде «Почитать кейсы по трафику через источник» и «написать пару команд теста через консоль», то предположу, что их можно объединить в одну. Скажем, в «Провести сессию регулярных действий по изучений технологий разработки и продвижения». В этом случае можно обойтись и без контекстов, создав повторяющуюся задачу, где в примечании записаны конкретные регулярные действия:

Таким образом, мы объединили две мелких задачи в одну, уменьшив нагрузку на План Дня:

Таким простым приемом мы добились того, что в Плане Дня у нас две задачи вместо восьми.

Оба подхода можно комбинировать. Например, если создать повторяющуюся задачу, привязанную к конкретному виду деятельности, можно переходить из Плана Дня в более полный список задач и проектов без необходимости назначать им даты и добавлять в расписание:

Надеемся, эти советы помогут вам в более эффективной организации своих активностей.

Приятного планирования!

Чтобы получать наши новости в реальном времени, рекомендуем подписаться на наш Telegram-канал. Также я завел свой личный канал, в котором пишу об организации созидательного процесса работы и создании IT-продуктов.

Дмитрий Тарасов,
основатель Хаос-контроля