Снижаем стресс от текучки с помощью "Избранного" и "Контекстов"
Разбираемся как снизить стресс от списков дел на день и повысить эффективность работы с проектами.
Проверено, что процесс планирования имеет терапевтический эффект, потому что обдумывание задач и объединение их в проекты вызывает ощущение, что все под контролем. Жаль только, что если задач и проектов много, процесс навигации от одного списка дел к другому может занимать продолжительное время. Это не особенно помогает в ситуации, когда дел много, а времени мало (то есть всегда).
Чем дальше в структуре папок лежит проект, тем меньше вероятность, что он будет открыт и выполнен. Поэтому для большинства пользователей основная точка входа в любой органайзер - список дел на сегодня (раздел “План Дня” в ХК). В результате этот список содержит десятки несвязанных задач разной трудоемкости и похож на кровавое месиво. Такой инструмент больше мешает, чем помогает, превращая каждый божий день в бурление текучки.
Основной двигатель прогресса в интеллектуальной деятельности при этом - не разбор текучки, а сфокусированная работа над проектами. В идеале, список дел на сегодня должен быть коротким и большую часть времени пустым. Вот как сейчас выглядит мой:
Разобравшись с рутинными задачами в первые пару часов рабочего дня, я приступаю к работе над проектами, каждый из которых представляет собой комплексную задачу, разбитую на шаги. Вот как выглядит проект, посвященный написанию этой заметки:
Работа над ним - не высшая математика. Идет быстро, шаг за шагом, без напрягов. Во многом потому что работая над постом, я смотрю на этот простой и спокойный список, а не на мясорубку в плане дня. Просто посмотрите на оба скриншота и почувствуйте какой из них больше располагает к работе, а какой - к напряжению. Поэтому и есть смысл больше работать с проектами, и меньше со списками задач на сегодня.
Но вернемся к изначально обозначенной проблеме. Проект про пост находится у меня на шестом уровне вложенности структуры проектов: Проекты → Хаос-контроль → Продвижение и маркетинг → Content Marketing → Июль 2020 → [Название проекта]. Это неудобно, когда нужно постоянно обращаться к проекту и переходить из одного раздела приложения в другой.
На помощь приходит функция “Избранное”, которая позволяет пометить любой проект звездочкой, и он станет доступен в одноименном разделе:
Как на iOS и Android, так и на ПК, раздел “Избранное” расположен на расстоянии одного нажатия в главном меню Хаос-контроля. Помечая звездочкой нужные проекты, можно существенно сократить время на навигацию между папками и избавиться от необходимости выносить задачи проекта в план дня, перегружая его и создавая стресс на ровном месте.
Все становится еще интереснее, если учесть, что в избранное можно добавлять контексты, а контексты могут содержать проекты. Это позволяет не перегружать “Избранное” и сократить количество переходов от одного проекта к другому, как бы далеко они не находились друг от друга. Например вот так можно в одном избранном контексте объединить несколько проектов и задач, создав фильтр высокого приоритета:
Комбинирование функций Избранного и контекстов позволяет гибко настроить навигацию органайзера таким образом, чтобы меньше переключать контекст внимания, меньше тратить энергию на рутину и больше фокусироваться на комплексных задачах.
Комплексные задачи - это то, что двигает дело вперед. Где внимание, там и результат.