Герой первого выпуска #пользователиХК — data-аналитик, эксперт в области данных и руководитель компании Valiotti Analytics Николай Валиотти. Он поделится своим подходом к тайм-менеджменту и планированию задач.


Почему вы интересуетесь тематикой тайм-менеджмента? Что это такое в вашем понимании?
Для меня тайм-менеджмент — это умение находить время на важные дела, откладывая неважные. При этом под важными делами я подразумеваю те, которые именно вы определите как важные для себя, а не общественно одобряемые.


А можете привести примеры таких “общественно одобряемых” занятий и дел, которые важны для вас в данный момент?
Конечно. Многие говорят, что полезно читать, этот тезис не подвергается сомнению, поскольку книги дают нам пищу для ума, новые знания, возможность помечтать. Однако если вы ставите в свое расписание “чтение” только потому, что многие считают, что полезно читать, из этого не выйдет ничего хорошего. Имею в виду, что мозг предпочтет занять себя более простыми вещами: поскроллить ленту в инсте или посмотреть ТикТок. Аналогичным образом обстоят дела и с другими общественно одобряемыми занятиями, как, например, спорт. Мне кажется, нужно встраивать в свой список дел и планировать только то, что по-настоящему важно тебе в данный момент.

А как давно вы начали интересоваться техниками управления делами?
Наверное, с 2014-го года. Я прочитал несколько книг, в том числе «7 правил высокоэффективных людей» Стивена Кови: в тот момент эта книга была очень популярна. Рекомендации в ней, конечно, больше не про управление временем, а про то, как стать эффективной личностью и осознать свои истинные ценности. До сих пор рекомендую как одну из тех, что производит колоссальное впечатление по объему полезной информации на одну страницу. Автор также размышляет о правильной постановке целей и выделения наиболее важного. Конечно, желание достичь новых амбициозных целей без планирования и управления временем, на мой взгляд, малореалистично.

Какими правилами вы руководствуетесь при планировании своих дел?
Я строю планирование из циклов: цели на год, цели на месяц, цели на неделю и ежедневные планы дел, которые я постоянно обновляю. Не скажу, что именно в таком виде я подглядел у кого-то эту систему. Скорее, собрал из разных источников по крупицам, хотя сама по себе мысль довольно банальная. Если вдуматься, то год состоит из месяцев, которые состоят из недель, в рамках которых обычно находится 5 рабочих дней. Поэтому планирование именно маленьких шагов позволяют прийти к крупной цели, поставленной на год. Цель, поставленная на год не кажется далёкой, если видишь её пошаговую реализацию.

А как вы как используете Хаос-контроль для этого?
Хаос-контроль устроен совершенно прекрасным образом. Методология GTD предполагает использование контекстов и проектов, которые реализованы в Хаос-контроле, поэтому при планировании задачи очень легко учитывать обстоятельства, в которых будет выполнено дело. Вместе с тем, я планирую свою неделю, расставляя важные задачи в Хаос-контроле, веду заметки (например, полезные ссылки) и слежу за выполнением задач. Особенно приятно, что невыполненные перенесенные задачи помечаются красным цветом и обращают на себя внимание.

Из чего состоит ваш рабочий день? Нужно ли делить время на рабочее и домашнее? Если да, то как грамотно это сделать?
В моем случае эта граница с точки зрения конкретных временных слотов стерта. Стараюсь начать рабочий день с 9 до 10 утра, а закончить с 19 до 22 — тут как пойдет. При этом бывает и такое, что во время рабочего дня необходимо отлучиться на жизненно-важные личные дела и это никак не нарушит продуктивность, поскольку все подобные события распланированы и учтены в календаре.

Я считаю важным соблюдать work-life баланс как для себя, так и для всех сотрудников. Загвоздка лишь в том, что это необязательно должно быть привязано к восьмичасовому рабочему дню. Рекомендую понять, какие часы эффективны лично для вас и обсудить со своим руководителем возможность работать именно в этот период. Понятно, что всё равно возникнут внешние ограничения — например, быть на связи в определённое время. Тем не менее мне, например, крайне сложно работать в утренние часы, но гораздо проще в период с 10 до 12 часов. Я даже когда-то в одном исследовании читал, что наиболее продуктивное для работы время в офисе — с 10 до 12 и с 15 до 17 часов. Кажется, именно так и проходила раньше моя жизнь в офисе.

То есть помимо Хаос-контроля, вы еще используете календарь? Как-то используете возможность ХК по экспорту задач в календарь?
В начале использовал экспорт, но затем у меня создалось много ненужных событий, поэтому планирование календаря я веду отдельно, забивая в него только события, которые жестко привязаны ко времени. Календарь - то место, где нет дел с неизвестным сроком выполнения или с растянутым сроком, для этого как раз используется Хаос-контроль.

Анализируете ли вы каким-то образом результаты своего планирования? Если да, то как?
Делаю это достаточно умозрительно, поскольку Хаос-контроль подсвечивает невыполненные дела красным — это мотивирует доделать их быстрее на следующий день. Встречаются вещи, которые могут регулярно переноситься. Если так происходит более одного или двух месяцев, то я сажусь и решаю, действительно ли это то дело, которое стоит иметь в списке.

Например, я несколько месяцев переносил прочтение книги, которую мне казалось нужным прочитать для себя, но до нее ни разу не доходили руки: не хватало времени. Однако заметив, что никак не могу за нее взяться, я пошел в Гугл, нашел её в кратком изложении, прочитал и удалил её из списка дел. А другой пример — мой случай покупки одной определённой бритвы. Это дело переносилось на протяжении полугода, поскольку кто-то из знакомых советовал приобрести её, но мне было не до этого. А потом я понял, что мне она просто не нужна и удалил дело из списка.

По закону Хофштадтера, «Любое дело занимает больше времени, чем вы предполагаете...» Что вы думаете по этому поводу? Есть ли способ «уклониться от закона»?
В целом, мне удается достаточно точно планировать необходимое время на решение задачи. Цитата больше напоминает мне аналогию работы с программистами, которому при постановке задачи предложенное им время надо умножать вдвое. Зная об этом, я иначе подхожу к оценке времени на задачу, закладывая риски.

Какие случай неудачного планирования своих задач приходит вам в голову в первую очередь? Бывало ли так, что день ушел впустую из-за неграмотного планирования? Что делать с такими ситуациями?
Бывает, когда долго веселился, например, если накануне был корпоратив или другой праздник. В такие моменты переоцениваешь себя и свои силы, так как продуктивность сильно связана с текущей энергией и физическим состоянием. Что делать в подобных ситуациях? Прежде всего, отбросить панику и лишний стресс из-за выполненных дел. Попробуйте реструктурировать их выполнение на более длинный временной отрезок, выделив самое важное в первую очередь. Найдите в себе силы осознать, что эти дела действительно важны и потребуются экстра-усилия, чтобы их доделать.

Чего вам не хватает в Хаос-контроле с функциональной или методической точки зрения?
Хотелось бы сопровождать заметки rich-контентом, типа видео / изображениями. Приятно было бы увидеть аналитику и возможность выгрузить количество поставленных дел и выполненных, во-первых, потому что я аналитик, а во-вторых, чтобы рефлексировать над своей “успеваемостью”.


Познакомиться с профессиональной деятельностью Николая можно по ссылкам ниже.
Вебсайт Valiotti Analytics
Блог Николая
Телеграм-канал
Instagram


Если вы хотите стать героем одного из следующих выпусков #пользователиХК, напишите нам. В ответ мы пришлём вам вопросы для интервью.



Дмитрий Тарасов, основатель Хаос-контроля
P.S. Подписывайтесь на нашу рассылку, чтобы получать новые посты на почту. Еще у нас есть Instagram, там интересно.