Метод Хаос-контроля

Предлагаем вашему вниманию описание методик планирования, лежащих в основе Хаос-контроля.

Можно рассматривать эту статью как инструкцию по применению приложения, но, вообще-то, предлагаемые методы подходят и для любого другого органайзера. Так что этот материал будет вам в любом случае полезен, если вы хотите научиться планировать свою деятельность более эффективно.

Описанная здесь стратегия достижения продуктивного состояния хоть и не претендует на уникальность и новаторство, но зарекомендовала свою работоспособность в условиях стресса и ограниченных ресурсов. Как и все, что хорошо работает в стрессовых условиях, метод Хаос-контроля прост и структурно незатейлив. Заимствуя тактические приемы из методологии Getting Things Done (GTD), он дополняет их принципами продуктивности, актуальными в современных реалиях информационного переизбытка, хронического дефицита внимания и энергоемких задач.

Предлагаемый метод планирования берет свое начало в GTD, но решает несколько другую задачу: если GTD помогает повысить продуктивность людям, занимающихся сравнительно постоянным набором дел (например, офисным работникам и руководителям разного уровня), то метод Хаос-контроля больше предназначен для людей, обладающих большой свободой действий как в контексте спектра выполняемых задач, так и в принятии решений (предприниматели на разных этапах развития бизнеса, представители креативных профессий, «свободные художники» и студенты).

Можно, впрочем, сказать, что метод Хаос-контроля — это упрощенный и реорганизованный GTD. В частности, если в GTD первым шагом является сбор окружающей информации, то в Хаос-контроле первый шаг — это определение и фиксация целей в проекты.

Как бы то ни было, Хаос-контроль никоим образом не претендует на соперничество с GTD, а прочтение соответствующей книги Дэвида Аллена настоятельно рекомендуется для лучшего понимания фундаментальных принципов самоорганизации.

Зачем нужен органайзер?

Несмотря на то, что совершенно неважно, какое приложение вы используете в качестве персонального органайзера (или же используете для этого блокнот), он вам, в любом случае, понадобится. И вот почему:

Во-первых, если вы встречали людей, которые хвастаются тем, что им не нужно ничего записывать, потому что они все держат в голове, то можете подтвердить, что и не удивительно: обычно они ничего толком и не делают. В современных условиях, когда количество задач, зон ответственности и окружающей нас информации больше, чем когда бы то ни было, просто невозможно удержать в голове все возможные дела, будучи при этом способным ясно мыслить и правильно расставлять приоритеты. Поэтому, если вы достаточно амбициозный человек, но при этом у вас нет органайзера, то я очень за вас рад и предполагаю, что вам помогает целый штат секретарей и советников. Если это не так, то сами понимаете.

Во-вторых, сам по себе процесс записи целей и задач на бумагу или в приложение носит терапевтический характер, позволяющий человеку избавиться от стресса, вызванного необходимостью держать все в голове. Дэвид Аллен, например, ключевым компонентом GTD определил именно тезис о том, что, занимая место в голове, необходимость помнить все дела, даты, и поручения забирает ресурсы мозга, которые предназначены для, собственно, работы и для креативного процесса. Перенося же всю эту информацию на носитель, мы освобождаем ресурсы, которые нужны нам для того, чтобы принимать правильные решения и лучше работать.

Сегодня проблема занятого человека заключается не столько в том, что у него «много дел», а в том, что дела эти, зачастую, относятся к кардинально разным сферам и напрямую никак между собой не связаны. Наиболее показательны в этом плане молодые предприниматели — для того, чтобы развивать бизнес, им приходится заниматься широким спектром вопросов от разработки продукта до маркетинга, привлечения инвестиций и финансов. Разнообразие областей, в которых приходится оперировать, и между которыми приходится переключаться, вызывает стресс, который со временем накапливается и ведет к упадку сил, мотивации и радикальному снижению продуктивности. Само собой, в таких условиях просто необходимо иметь понятную структуру всех задач и проектов, которая зафиксирована в удобном виде и с которой легко работать.

В общем, планирование по целому ряду причин начинается именно с органайзера. Давайте теперь посмотрим, как им правильно пользоваться.

Определение сфер и категорий интересов

Во-первых, важно, чтобы органайзер был для вас основным, а еще лучше, единственным местом, в котором вы фиксируете свои цели и задачи. Это означает, что лучше всего не распределять структуры рабочих и личных дел по разным инструментам. В конце концов, в наше время границы между личными делами и работой практически стерлись (а для творческих людей и предпринимателей так всегда было), и в этом нет ничего плохого.

Во-вторых, начать планирование лучше всего с определения и создания в органайзере категорий, посвященных различным сферам вашей деятельности. Они могут служить как для разделения личных или рабочих целей и задач, так и просто для удобной организации ваших дел по тематике. Хорошо бы, чтобы органайзер умел создавать подкатегории для еще более гибкой и удобной организации.

В приложении «Хаос-контроль», например, категории реализованы в виде папок, в которых можно создавать вложенные папки (по аналогии с папками файловой системы). Вот хороший пример возможной организации категорий, охватывающих работу, личные дела и хобби:

Обратите внимание, что каждая папка определяет конкретную область деятельности, а с помощью вложенных папок (см.дерево навигации слева) удобно создавать логичную и интуитивно понятную структуру для организации дел. Вот как это может выглядеть:

Определение и фиксация целей и желаемых результатов

Когда структура дел определена, зафиксируйте ваши цели в каждой из категорий. В данном контексте «цель» употребляется не в контексте долгосрочных целей, а, скорее, в качестве желаемых результатов и комплексных задач. Вот несколько примеров правильно сформулированных целей:

• “Подготовить предложение по организации спец.проекта с изданием Лайфхакер к концу недели”
• “Написать и опубликовать электронную книгу «Выходим на новый уровень» до 30 апреля 2021 года”
• “К 28 февраля подготовить релиз версии 1.10 нашего мобильного приложения”
• “Набрать 5 килограмм мышечной массы к 1 июня 2021 года”
• “Настроить систему аудиозаписи подкастов”
• “Подготовить вопросы для интервью с Иваном Ургантом для февральской колонки в GQ”
• “Накопить на первый взнос ипотеки до конца года”

В Хаос-контроле такие цели оформляются с помощью проектов. Проект - это формулировка конкретного желаемого результата и привязанный к ней список действий. Вот пример нескольких проектов, относящихся к конкретному направлению работы:

Таким образом, в методологии Хаос-контроля цель - это не абстрактный ориентир, к которому нужно идти всю жизнь, а конкретная комплексная задача. Что касается долгосрочных глобальных целей из серии «создать ведущее предприятие в России на рынке молекулярной физики», то практической пользы от хранения их в органайзере пока не замечено. Подобные долгосрочные цели не требуют того, чтобы их куда-то фиксировать и постоянно себе о них напоминать, если вы любите то, чем занимаетесь и понимаете куда идете в долгосрочной перспективе.

Планирование с помощью проектов

После того, как желаемые результаты определены и зафиксированы в проекты, можно приступать к, собственно, планированию их достижения. Это делается путем добавления задач, выполнение которых ведет к нужной цели:

Такой список, состоящий из формулировки цели/желаемого результата и связанного с ним списка задач называется Проектом по аналогии с проектами из GTD. Принцип составления списка задач в проекте очень прост:

1. Каждая задача должна быть сформулирована максимально четко и внятно. То есть, например, если вы работаете над проектом, связанным с тем, чтобы разместить на вашем сайте форму регистрации email с помощью сервиса Mailchimp, задача должна быть так сформулирована не «Mailchimp», а «Интегрировать в сайт форму регистрации email с помощью Mailchimp».
2. Каждая задача должна являться простым действием, выполняющимся за один шаг. Помните, что задача — это призыв к понятному действию, не требующий обдумывания. Не будьте одним из тех людей, которые глядя на свой список задач, долго вспоминают что они имели в виду, когда записывали туда эти непонятные слова.
3. Список задач можно составлять либо максимально подробно, либо ограничиться тем, что зафиксировать в нем лишь первые несколько шагов, которые необходимо предпринять. Потом его всегда можно дополнить.

Важно помнить, что смысл списка задач проекта, в том, чтобы вы в любой момент могли его открыть и понять какую именно задачу выполнять дальше. Поэтому, создавая проекты, не так важно сразу назначать задачам даты выполнения. Скорее, создавая проект, вы прикидываете примерный план действий, которые вы будете выполнять, чтобы достичь поставленной цели, обдумываете свои первые шаги и делаете тем самым проект более реальным, понятным и, собственно, выполнимым.

Планирование дня

Когда проекты созданы, можно переходить к главному — постепенному продвижению вперед в рамках каждого из них. В жизни редко бывает так, что есть возможность сконцентрироваться на одном конкретном проекте на протяжении целого дня, поэтому ежедневное расписание обычно складывается из работы над задачами из разных проектов, а типичный список дел на день зачастую представляет собой некую сборную солянку из задач, относящихся к разным целям. В Хаос-контроле такой список на день собирается в разделе "План Дня".

Обратите внимание, что при этом наиболее распространенный способ планирования дня является наименее эффективным. Обычно процесс планирования осуществляется так: где-нибудь с вечера мы садимся и начинаем составлять план на следующий день. Пробежавшись по проектам, мы переносим на завтра (либо назначаем соответствующий дедлайн) задачи, что-то добавляем туда из головы (вроде «срочных» одиночных задач, которые не относятся к конкретным проектам), что-то туда попадает автоматически, потому что уже давно было запланировано и, в конце концов, список дел на день становится похож на кровавое месиво:

Стоит ли говорить, что обычно выполняется, в лучшем случае, лишь половина задач из этого списка, а вторая половина остается висеть мертвым грузом, создавая чувство неудовлетворенности? Ошибка этого подхода в том, что мы патологически стремимся максимально заполнить план дня делами, надеясь, что завтра в нас проснется неведомая сила и мы чудесным образом сможем действительно переделать все эти дела. Человеку свойственно переоценивать свои возможности, поэтому я бы рекомендовал следующий подход:

1. Добавлять в список дел на день исключительно те задачи и проекты, которые нужно выполнить строго в этот день, а не в любой другой
2. Стремиться свести количество записей в Плане Дня до минимума (в идеале 3-5), чтобы в нем содержались только те самые задачи и проекты, которые должны быть выполнены именно в этот день
3. Все задачи и проекты, которые хорошо бы сделать сегодня, но теоретически можно их доделать и завтра, добавлять не в сегодняшний список, а в специальный контекст или избранное. См.подробнее об этом методе в этой статье

Выглядеть это может примерно так:

Идея в том, чтобы не создавать дополнительного напряжения в виде перегруженного списка задач на день и видеть в нем исключительно задачи, которые твердо должны быть выполнены именно сегодня. В идеале вы будете справляться с этим списком в первой половине дня, а во второй половине дня сможете сконцентрироваться на работе над другими задачами, которые заведены у вас в системе, но при этом не привязаны к сегодняшней дате (например, можно поработать над задачами из раздела "Избранное"). Вы, вероятно, и сами знаете насколько легче работается после обеда с осознанием, что список «обязательных» дел на сегодня пуст.

Использование контекстных списков

Зачастую задачи бывает удобно организовывать по контексту, то есть по конкретному обстоятельству, которое объединяет дела из разных проектов. Например, по месту, используемому инструменту, тематике или по человеку, от которого зависит их выполнение.

Простой пример: допустим, я раз в неделю созваниваюсь с партнёром по одному из своих бизнесов. На протяжении недели возникают различные вопросы, которые имеют отношение к этому человеку. При этом часть из них - задачи, относящиеся к разных проектам, а часть -  заметки и идеи, не относящиеся ни к каким проектам. В этом случае удобно собирать все эти заметки и задачи в специальном контексте, который ассоциирован с моим партнером по бизнесу:

Обратите внимание, что в контекстах можно отображать и целые проекты, а не только конкретные задачи и заметки из Места Хаоса. Для того, чтобы нужная задача (или проект) или задача показывались в конкретном контексте, нужно "привязать" контекст к соответствующей задаче/проекту в диалоге редактирования:

Общие рекомендации

Таким образом, используя план дня в паре с контекстными списками, вы убиваете двух зайцев:

1. Не испытываете напряжения от того, что план дня переполнен
2. Все равно выполняете больше задач, чем есть в вашем плане дня, потому что контекстные списки позволяют вам заниматься нужными делами в правильном месте (и в подходящий момент)

Небольшой лайфхак: используйте стандартный календарь, чтобы выделять фиксированные слоты времени для конкретных дел или групп дел. Например, зафиксировав в календаре, что с 9 утра до 12 дня вы занимаетесь исключительно делами из Плана дня, а с 14 до 16 занимаетесь задачами из конкретного проекта или конкретного контекста, вы существенно повышаете вероятность, что будете в это время заниматься именно этим, а не отвлекаться на электронную почту, социальные сети или разговоры с коллегами.

Можно также в календаре выделять слоты для работы над конкретными сферами деятельности, а в назначенное время выбирать проекты/задачи для работы по своему усмотрению:

Проекты, контексты и план дня — это очень гибкие, но при этом простые инструменты, которые можно использовать по-разному (или вообще ограничиться чем-то одним). Используя их, стремитесь к тому, чтобы в любой момент времени понимать, чем вы должны сейчас заниматься, а также почему вы должны заниматься именно этим, а не чем-то другим. Как только у вас начнет получаться пользоваться этими инструментами и перестать беспокоиться, что вы что-то забыли, что-то не успеваете или что лучше было бы сейчас делать что-то другое, считайте, вы освоили их в совершенстве.

Не бойтесь экспериментировать и ищите способы организации задач, которые подходят лично вам. Главное, чтобы эта организация была для вас понятна и не вызывала затруднений при использовании.

Стратегия коррекции планов под воздействием внешних факторов

Однако жизнь была бы проще, если бы все время шла по плану. Одной из ключевых проблем, с которой мы ежедневно сталкиваемся — это то, что наши планы имеют свойство нарушаться под влиянием внешних факторов. Внезапно возникшая горящая задача, необходимость срочно поехать на важную встречу, «изменившиеся концепции» и прихоти начальства (если оно у вас есть) неизбежно заставляют нас регулярно пересматривать свои планы.

Прекрасно иллюстрирует эту ситуацию письмо от одного из наших пользователей, которое я получил буквально на днях (авторская грамматика сохранена):

"Дмитрий, здравствуйте!

Я попользовался Вашей программой, а также почитал некоторые заметки в Вашем блоге и вот, что я не могу для себя уяснить касаемо продуктивности в нашей стране. Что делать, если твоя работа зависит от бюрократического аппарата, который может сбить все твои планы?

Приведу пример. Я работаю в одной из лабораторий ведущего технического вуза страны, которая была создана год назад, фактически я работаю на государство, бюрократический хаос которого совершенно невозможно контролировать. Однажды тебе может придти бумажка, что тебе нужно переоформиться на работу т.к. ты аспирант, а у нас поменялись правила и т.п. и вся твоя мотивация выполнять сегодняшние цели пропадает, а ты бегаешь по кабинетам.

Далее заявки на конкурсы, которые администрация института почему-то присылает в последний момент перед подачей и также сбивает все намеченные планы. Продавцы оборудования, которые обещают поставить товар в срок, но потом переносят. Оформление договоров это вообще отдельная песня.

Все эти вещи могут свалиться внезапно на одну неделю, которую я, например, хотел бы потратить на приобретение новых навыков. В итоге ,даже такое прекрасное приложение как Ваше, просто забывается в куче бестолковых дел и собственно вся мотивация выполнять цели пропадает. Порой мне кажется, что подобные программы и философию продуктивности нужно адаптировать к российской реальности."

Очень показательный пример. Бюрократический хаос, впрочем, свойственен не только государственным организациям, но и коммерческим предприятиям, поэтому ситуация, когда в ваши планы вмешивается непреодолимая сила — это скорее норма, чем исключение.

Есть и другой аспект этой проблемы — равно как внезапные дела появляются неожиданно, точно также неожиданно могут появляться и перспективные идеи. Где-нибудь в самый неподходящий момент, когда совершенно нет времени её обдумать. Только вот в отличие от задач, идеи имеют свойство забываться так же быстро, как и появляться, лишая нас тем самым различных возможностей.

Как с этим бороться?

Во-первых, что бы ни происходило, важно, чтобы ваш органайзер по-прежнему оставался основным и единственным инструментом, который вы используете для ведения своих дел. Заведите себе специальный раздел, куда будете записывать все поступающие извне задачи, а также идеи и справочную информацию, которые возникают на протяжении рабочего дня. В Хаос-контроле, например, есть специально созданный для этого раздел Место Хаоса:

Наличие такого раздела хорошо тем, что когда вы записываете в него те самые «срочные» и «внезапные» задачи, поступающие извне, они зачастую перестают казаться такими уж срочными и внезапными. Теперь, когда вы работаете над каким-то из своих проектов, а извне появляется задача, вы имеете возможность не бросать свои дела и браться за нее, а просто зафиксировать её в Месте Хаоса (далее МХ) и вернуться к ней позднее, когда закончите то, чем занимаетесь в данный момент. Помните, что цель органайзера — освободить вашу голову от необходимости запоминать постоянно меняющийся состав задач и поручений, чтобы вы могли спокойно работать.

С идеями аналогично — просто записывайте их в МХ чтобы зафиксировать их и вернуться к их рассмотрению позднее. Так вы и отвлекаться на них не будете, когда для этого времени нет, но и не пропустите потенциально интересную возможность, которая может развиться в результате последующей проработки одной из таких идей, записанных в МХ еще в зачаточном состоянии.

Проще говоря, первый шаг к тому, чтобы победить хаос, порождаемый внешним воздействием — посадить его в клетку вашего органайзера рядом с полностью контролируемой вами структурой проектов. Будучи записанными в МХ, задачи и идеи уже оттуда можно переносить в существующие проекты, создавать на их базе новые проекты, делегировать кому-то другому, просто выкидывать за ненадобностью и вообще смотреть на них уже не как на внешний раздражитель, а как на объект планирования.

Следующий момент — если у вас в организации действительно крайне высокая степень бюрократии и бардака, как в письме выше, то стоит перестать от этого страдать и принять его как специфику работы. Просто перестаньте ожидать, что вам удастся прийти с утра на работу и до вечера заниматься только тем, что вы себе запланировали. Вместо этого определите себе часть дня (может быть два-три часа, например), когда вы сможете работать и при этом вас точно никто не будет трогать, и планируйте только эту часть дня.

Проанализировав свой типичный день, вы наверняка увидите, что с 8 до 11 утра, например, вас никто не трогает. Запланируйте выполнение наиболее важных задач на это время. А с 11 до 16, когда имеют свойство возникать «срочные» дела, спокойно занимайтесь текучкой. Если при этом появится свободное время, займитесь своими задачами из контекстных списков или проектов. Если свободного времени не появится, то и ладно — этого вы и ожидали, в конце концов. C 16 до 18, когда снова наступает тишь, займитесь какими-нибудь долгоиграющими делами вроде изучения новых технологий. Главное, чтобы вот это время с 8 до 11 утра прошло максимально продуктивно.

Стремитесь к тому, чтобы чувствовать удовлетворение от того, что вы успели сделать в те несколько спокойных часов, даже если все остальное время вам пришлось заниматься бюрократическими проволочками.

Просто примите за начальные условия, что полностью подконтрольны вам только пара-тройка часов на протяжении рабочего дня и планируйте их максимально эффективно. Все остальное время занимайтесь теми делами, которые запланировать невозможно в силу специфики организации, но которых нельзя избежать. В конце концов, есть причины, почему рабочий процесс на вашей работе организован именно так, а не иначе.

И если вы думаете, что бюрократия и хаотичность — это признаки исключительно неграмотной организации процессов, обратитесь к опыту служб новостей. Как им удается систематично выдавать отполированный продукт в виде выпусков новостей, публикаций и рекламы между выпусками, если новости возникают довольно внезапно? При любых внешних условиях возможно выстроить для себя правильную систему. Так что, возвращаясь к письму, адаптировать нужно не философию продуктивности и инструменты, а свои ожидания и методику планирования дня. А инструмент — это всего лишь инструмент.

Итак, стратегия борьбы с внешним хаосом очень проста:

1. Фиксируйте поступающие извне задачи и заметки в специально отведенное для этого Место Хаоса
2. Систематично разбирайте Место Хаоса, перенося в структуру своих дел задачи, а также создавая там новые проекты, если в этом есть необходимость
3. Выделяйте в календаре время как для спокойной работы, когда вас никто не отвлекает (и обеспечьте себе условия, чтобы так и было), так и для обработки внешних воздействий.
4. Определяйте и корректируйте длительность каждого из этих временных интервалов исходя из жизненных реалий

Р.S. Вообще, это очень любопытный лайфхак: даже если вы не работаете в организации, где приходится много времени заниматься тем, чем вам не хотелось бы, представьте себе, что у вас ежедневно есть всего три часа на работу. Что бы вы делали в эти три часа? Как бы вы изменили свои приоритеты? А почему бы вам не создать себе такие «три часа» искусственно и посвящать их исключительно наиболее важным со стратегической точки зрения делам?

Данный пост является отрывком из электронной книги "Выходим на новый уровень"

Дмитрий Тарасов, основатель Хаос-контроля

P.S. Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы оперативно получать новые посты и новости.

P.P.S. Мы разработали авторские email-курсы, которые идеально дополняют использование органайзера:

1. Принципы самоорганизации и планирования
2. Как начать читать, смотреть и слушать на английском
3. Основы создания IT-продуктов